Debe usar conceptos de comunicación específicos mientras crea comunicaciones verbales o escritas poderosas. Estas pautas ofrecen orientación para seleccionar el estilo y el contenido de la presentación que se adaptan al propósito del mensaje y al público objetivo. Estas pautas no solo se aplican a las oraciones; también se aplican a todo tipo de comunicación escrita y hablada, desde declaraciones y oraciones simples hasta publicaciones o presentaciones extensas. Debido a su preocupación compartida por la audiencia, ya sean oyentes o lectores, los principios se superponen hasta cierto punto. Las siete características más importantes de una buena comunicación son las siete C. Existen Las 7 C de la comunicación efectiva que son aplicables tanto a la comunicación escrita como oral. Estos son los siguientes:
Las 7 C de la comunicación efectiva
Integridad
Cuando el remitente ha proporcionado toda la información necesaria después de haber estudiado la actitud del destinatario y asegurarse de que no se omite información esencial durante la comunicación, se habla de comunicación entre el remitente y el destinatario. El remitente debe estar en condiciones de satisfacer al destinatario respondiendo a las preguntas pertinentes sobre la aclaración de la información proporcionada. Esto conducirá a una comunicación eficiente e información precisa. La comunicación no será efectiva si eso sucede.
Responder preguntas es otro aspecto de que un mensaje esté completo. Intente realizar una breve sesión de preguntas y respuestas después de lanzar o presentar a un posible cliente o su equipo. Para obtener una mejor comprensión del panorama general, es posible que su audiencia quiera hacerle preguntas. Su responsabilidad como comunicador empresarial experto es proporcionar a la audiencia información precisa y responder a cualquier pregunta pertinente. Como resultado, pueden obtener todo el conocimiento necesario, lo que los alienta a decidir más sabiamente sobre la realización de la acción requerida.
Concisión
Implica utilizar un lenguaje conciso para ir directo al grano. El uso de información precisa en pocas oraciones se considerará como una técnica concisa de comunicación durante el contacto. Cuando los destinatarios están más preocupados por el tiempo que por la comunicación, es más exitoso. Por lo tanto, proporcionar información útil se consideraría una buena comunicación y la reacción de la audiencia también sería favorable. Primero, en lugar de desperdiciar palabras en detalles innecesarios, intente llegar al punto de su mensaje rápidamente. Al redactar correos electrónicos de divulgación, por ejemplo, debe abogar por resumir su punto brevemente.
Debido al hecho de que no estás utilizando mucho de su tiempo, esto evita que el destinatario se aburra o se irrite. En cambio, si su mensaje es breve y está bien escrito, es más probable que su reacción sea favorable. En la comunicación formal, es importante prestar mucha atención a cuán conciso y breve es el mensaje. Dado que la concisión es uno de los fundamentos de la comunicación formal, además, es un componente necesario y requisito previo para una buena comunicación. Debido al tiempo que ahorra, siempre es beneficioso tanto para el remitente como para el destinatario. Los mensajes cortos facilitan la comprensión de lo que se dice.
Consideración
Se refiere a una comunicación que respeta la percepción mental y la conciencia del destinatario y, al mismo tiempo, antepone la ventaja del destinatario. El mensaje enfatiza los deseos, ideas y requisitos de los destinatarios de manera favorable. Por ejemplo, cuando los líderes políticos se conectan con el público, principalmente discuten los deseos y problemas de la población, que tienen un impacto inmediato y emocional en el grupo de personas al que intentan llegar.
De hecho, esto puede hacer efectiva una comunicación ineficaz. Es una acción considerada. El remitente debe considerar la perspectiva de la audiencia al comunicarse. El emisor debe comprender los pensamientos y sentimientos de los receptores. Demuestra la necesidad de tener en cuenta a la audiencia a la hora de comunicar. Para preservar la consideración en su comunicación, tenga en cuenta lo siguiente:
- Deja en claro que te preocupas por la audiencia.
- Comprender sus sentimientos, dificultades y necesidades.
- Asegúrese de que el lenguaje de su mensaje sea apropiado para la audiencia.
- No intentes socavar su autoestima o sus sentimientos.
- Intente elaborar un mensaje con el que su audiencia pueda identificarse, teniendo en cuenta sus historias, rangos de edad, estilos de vida y otros factores.
Concreción
La concreción describe los detalles en los que el contacto se lleva a cabo con precisión o mediante el uso de estadísticas. A diferencia de los discursos amplios, esto tiene un mayor impacto en la audiencia. En comparación con otras marcas del mismo tipo, por ejemplo, enfatizar el desempeño de un automóvil en términos de velocidad, economía y estética será más efectivo que generalizar el producto. Se prefiere ser específico y explícito en la comunicación a ser vago y genérico. La confianza se ve reforzada por la especificidad. Los mensajes concretos incluyen los siguientes elementos:
- Está respaldado con números y datos precisos.
- Utiliza un lenguaje sencillo que mejora la reputación.
- Los mensajes concisos no se interpretan incorrectamente.
- Uno debe ser muy explícito al hablar. Un componente crucial de una buena comunicación es la concreción.
- En lugar de ser general, es importante ser claro y preciso. En la comunicación oral, uno no puede usar gráficos y tablas para hacer un punto específico, pero uno puede hacer un punto con un lenguaje apropiado y exacto.
- Ahorra tiempo y aumenta la probabilidad si el mensaje está dirigido.
Claridad
El objetivo de una buena comunicación es hacer que sus ideas y pensamientos entren en la cabeza del destinatario. Cuando se utiliza un lenguaje sencillo y fácil de entender para comunicar un concepto sin requerir mucha interacción, puede ser efectivo. La comunicación eficaz se basa en la claridad para despejar la mente del destinatario de cualquier presunción. Podrá saber cuándo una comunicación exitosa ha logrado su objetivo cuando pueda poner los pensamientos y opiniones de la otra persona en su cabeza. No quieres que la persona que escucha lo que estás diciendo asuma o tenga un concepto vago de lo que estás diciendo.
Si lo hacen, no podrán hacer lo que usted quiere que hagan, como suscribirse a su boletín informativo o descargar un libro electrónico. Solo cuando comprendan completamente su mensaje podrán tomar las medidas necesarias. Cuando utiliza un lenguaje sencillo para comunicarse con el destinatario, puede suceder. Por ejemplo, es importante comunicarse claramente con su personal para que puedan comprender los procedimientos nuevos e intrincados que ha implementado la empresa. Si tiene conocimientos en su campo, su audiencia también comprenderá su punto principal. Siga estas pautas para aumentar la claridad:
- Esté preparado tanto con su mensaje como con su entrega.
- Para evitar malentendidos, discuta solo un concepto a la vez.
- Cuando utilice formularios cortos, mencione los formularios completos al principio de su mensaje y siga recordando a la audiencia según sea necesario.
- Activa tu voz.
- Asegúrese de que su redacción sea clara y comprensible.
- No incluyas nada que no sea necesario.
Mantenga sus cuentos pertinentes al tema.
Cortesía
Una palabra amable puede contribuir significativamente a la resolución de conflictos interpersonales. Por lo tanto, es crucial para una comunicación eficiente comprender la mentalidad de los destinatarios de la información y cómo se sienten acerca de la conexión prevista. Incluso cuando las personas u organizaciones de comunicación tienen opiniones divergentes, tiene un efecto duradero. Sin embargo, puede generar unidad suavemente a lo largo de la conversación. Por ejemplo, a pesar de las diferencias culturales, el contacto entre miembros de varios grupos étnicos podría seguir siendo beneficioso al abstenerse de menospreciarse unos a otros.
Todos tenemos derecho a nuestros puntos de vista individuales sobre el mismo tema. Dichos puntos de vista serán inevitablemente diferentes, y es crucial reconocer esta realidad. Debe hacer un esfuerzo por comprender las actitudes y los sentimientos de la audiencia acerca de su mensaje. Trate de ver la situación desde varios ángulos cuando interactúe con personas o grupos que tienen opiniones divergentes. Aquí hay algunas ideas esenciales a tener en cuenta al entregar un mensaje considerado:
- Mantener una actitud positiva e imparcial.
- No suponga nada acerca de su audiencia ni haga juicios precipitados.
- Haga que el destinatario sea el foco de su comunicación en lugar de usted mismo.
- Piense y tenga en cuenta los pensamientos y perspectivas de la audiencia del mensaje.
No hables mal de alguien.
Exactitud
Se refiere a la veracidad del lenguaje utilizado en la correspondencia entre organizaciones o por individuos con ellas. Al elegir las palabras adecuadas en el momento adecuado en la comunicación verbal y no verbal, es crucial.
La información utilizada para respaldar la información proporcionada durante la comunicación debe ser una colección confiable.
Por ejemplo, para tener un marketing de productos efectivo, el personal de la empresa debe comunicarse con precisión mientras visita varios mercados o consumidores. Tanto la comunicación verbal como la no verbal dependen de la exactitud de la información o de la exactitud de los hechos.
Debe elegir las palabras apropiadas en el momento apropiado y asegurarse de que la información provenga de una fuente confiable. Tampoco puede permitirse ningún error gramatical en su correspondencia. Observe estas pautas para garantizar la precisión y la comunicación eficiente:
- Verifique la exactitud de todos los hechos, datos y cifras utilizados en el mensaje revisándolos dos veces.
- En su mensaje, utilice un lenguaje apropiado y correcto.
- Consiga que un experto en la materia lea y edite su comunicación o documento escrito.
- Utilice las herramientas de gramática y corrección ortográfica de Internet al redactar artículos.
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